Descripción del Puesto:
Se busca un(a) Asistente Administrativo(a) altamente organizado(a), proactivo(a) y con conocimientos en contabilidad, administración y asistencia personal.
La persona seleccionada será responsable de apoyar en tareas operativas, contables y personales, asegurando la eficiencia y el buen funcionamiento de las actividades diarias de toda la empresa.
Requisitos del Puesto:
Educación:
• Título técnico o licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o afines.
• Cursos o certificaciones en contabilidad, gestión administrativa o herramientas tecnológicas
Experiencia:
• Mínimo 2 años de experiencia en puestos similares
• Experiencia en manejo de sistemas contables y administrativos.
• Experiencia previa como asistente personal
Habilidades técnicas:
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Manejo de sistemas contables como Firesoft, QuickBooks, SAP, o similares (deseable).
• Conocimientos básicos de impuestos y normativa contable.
• Habilidad para redactar informes y comunicados.
Habilidades blandas:
• Organización y gestión del tiempo.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Proactividad y resolución de problemas.
• Discreción y manejo de información confidencial.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Capacidad de manejo de agenda personal de Gerencia y Coordinación
Responsabilidades del Puesto:
Funciones Administrativas:
• Gestionar agendas y coordinar reuniones, citas y eventos.
• Supervisar la recepción y envío de correspondencia.
• Elaborar y mantener actualizados documentos, informes y bases de datos.
• Administrar el inventario de insumos de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
• Coordinar mantenimientos y todo lo asociado a arriendos de plaza comercial
• Coordinación de todo lo relacionado a áreas de mantenimiento, limpieza, servicios generales
• Coordinar la comunicación entre áreas o departamentos.
Funciones Contables:
• Registrar operaciones contables básicas: ingresos, egresos, facturas, etc.
• Apoyar en la preparación de estados financieros y reportes contables.
• Revisar y conciliar cuentas bancarias.
• Supervisar la correcta clasificación y archivo de documentos contables.
• Coordinar y realizar pagos a proveedores, así como gestiones de cobranzas.
Asistencia Personal:
• Manejar temas personales del(los) jefe(s), como reservas, viajes, compras, facturas
• Apoyar en la organización de documentos e información personal.
• Responder y filtrar llamadas, correos y otros medios de comunicación en nombre del jefe.
• Realizar tareas personales diversas según lo requiera el jefe.
• Realizar tareas que apoyen a la actividad de líderes regionales y voluntarios.
Otras funciones:
• Proponer mejoras en los procesos administrativos y contables.
• Asistir en proyectos específicos asignados por la gerencia y coordinación
• Brindar apoyo logístico en actividades o eventos de la empresa.
Condiciones Laborales:
• Horario: Tiempo completo, de lunes a viernes
• Modalidad: Presencial
• Sueldo: Competitivo
• Beneficios: Prestaciones de ley, capacitación continua y otros beneficios corporativos.
Competencias Clave para el Puesto:
• Capacidad analítica y atención al detalle.
• Actitud de servicio y empatía.
• Alto sentido de responsabilidad y compromiso.
• Adaptabilidad y flexibilidad.
• Habilidad para mantener la confidencialidad.