Una secretaria recepcionista es un profesional que combina las funciones de secretaria y recepcionista, brindando apoyo administrativo y atención al público en una oficina o empresa. Su objetivo principal es proporcionar una imagen profesional y eficiente de la empresa, gestionando la recepción y coordinando tareas administrativas.
Responsabilidades comunes:
Recepción y atención al público:
1. Recibir y atender visitas y llamadas telefónicas.
2. Proporcionar información y orientación a clientes y visitantes.
3. Gestionar la agenda de citas y reuniones.
Tareas administrativas:
1. Manejo de correos electrónicos y correspondencia.
2. Organización y mantenimiento de archivos y documentos.
3. Preparación y edición de informes y documentos.
4. Gestión de inventarios y suministros de oficina.
Apoyo a los ejecutivos:
1. Preparación de presentaciones y materiales.
2. Coordinación de eventos y reuniones.
3. Manejo de calendarios y programación de citas.
Habilidades y competencias requeridas:
1. Comunicación efectiva y habilidades interpersonales.
2. Organización y gestión del tiempo.
3. Conocimientos de software de oficina (Word, Excel, Outlook, etc.).
4. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión.
5. Discreción y confidencialidad en manejo de información.
6. Atención al detalle y precisión.
7. Capacidad para aprender y adaptarse rápidamente.
Conocimientos y certificaciones recomendados:
1. Diplomado o grado en Administración, Secretariado o carreras afines.
2. Certificaciones en secretariado, recepción o asistencia ejecutiva.
3. Conocimientos de software de gestión de proyectos y herramientas de productividad.
4. Capacitación en comunicación efectiva y resolución de conflictos.
Entorno laboral:
1. Oficinas corporativas.
2. Empresas de servicios.
3. Organizaciones sin fines de lucro.
4. Instituciones gubernamentales.
5. Escuelas y universidades.
Características clave:
1. Amabilidad y profesionalismo.
2. Eficiencia y organización.
3. Capacidad para multitask.
4. Flexibilidad y adaptabilidad.
5. Confidencialidad y discreción.