El Coordinador y Supervisor de Eventos es responsable de planificar, coordinar, ejecutar y supervisar todos los aspectos relacionados con la organización de eventos. Su objetivo principal es asegurar que cada evento se realice de manera exitosa, cumpliendo con los estándares de calidad establecidos por la empresa y asegurando la satisfacción de los participantes.
Responsabilidades Principales:
Planificación de Eventos:
Desarrollar planes detallados para cada evento, incluyendo cronogramas, presupuestos y requerimientos logísticos.
Identificar y coordinar con proveedores, locaciones, y otros servicios necesarios para el evento.
Gestionar la contratación de servicios externos como catering, seguridad, transporte, entre otros.
Coordinación de Equipos:
Liderar y coordinar al equipo de trabajo involucrado en la ejecución de los eventos.
Asignar tareas y responsabilidades claras a cada miembro del equipo.
Asegurar la adecuada comunicación y colaboración entre todas las partes involucradas.
Supervisión y Ejecución:
Supervisar la instalación y desmontaje de los eventos, asegurando que todo se realice de acuerdo a lo planificado.
Resolver cualquier problema o imprevisto que surja antes, durante o después del evento.
Monitorear el desarrollo del evento para asegurar que se cumplan los tiempos y estándares de calidad.
Relación con Clientes y Participantes:
Mantener una comunicación constante y efectiva con los clientes o patrocinadores del evento.
Asegurar que las expectativas de los participantes sean cumplidas y que su experiencia sea positiva.
Recopilar feedback de los asistentes para futuras mejoras.
Gestión Presupuestaria:
Supervisar y gestionar el presupuesto del evento, asegurando que se respeten los límites financieros establecidos.
Realizar reportes financieros post-evento para evaluar el uso del presupuesto y la rentabilidad del evento.
Evaluación Post-Evento:
Realizar un análisis de los resultados del evento, incluyendo aspectos logísticos, financieros y de satisfacción del cliente.
Presentar informes detallados y propuestas de mejora para futuros eventos.